Notre ERP métier : les coulisses d’Accomplus à Pont-l’Évêque

Quand vous nous confiez un ordinateur, il faut pouvoir retrouver ce qui a été signalé à son arrivée, les vérifications effectuées et ce qui reste à faire. Derrière le dépannage, il y a aussi un devis à préparer, parfois une pièce à commander, un rendez-vous à organiser et des nouvelles à vous donner.

Pour relier toutes ces tâches, nous avons développé notre propre ERP chez Accomplus Informatique, à Pont-l’Évêque. Voici à quoi il sert dans notre quotidien et ce que cette démarche peut apporter à une autre entreprise.

Un ERP, à quoi ça sert ?

Un ERP est un logiciel qui rassemble plusieurs fonctions de gestion dans une même application. Plutôt que de chercher une information dans un tableau, une autre dans une messagerie et une troisième sur une fiche séparée, l’équipe dispose d’un point de repère commun.

Le nôtre réunit la gestion des clients et de leurs équipements, les dépannages, les interventions et les rendez-vous. Il couvre aussi les devis, les ventes, les factures, les achats, les règlements, le catalogue et les stocks. Les échanges par e-mail ou SMS et les documents PDF trouvent également leur place dans cet ensemble.

L’enjeu n’est pas d’avoir le plus de fonctions possible : il faut surtout que les informations utiles soient accessibles au bon moment.

Un tableau de bord pour savoir par où commencer

Notre écran d’accueil permet de retrouver les dossiers à traiter, les priorités et les actions à suivre.

Dans une journée où se croisent accueil en boutique, réparations et interventions, cette vue donne un point de départ. Nous avons travaillé l’ergonomie pour pouvoir passer d’une vue d’ensemble au dossier concerné, sans devoir parcourir toute l’application.

Garder le fil d’un dépannage

Un dossier technique ne se limite pas à un statut « en cours ». Il faut aussi conserver le diagnostic, les actions réalisées et les éléments à vérifier.

Cette vue rassemble le suivi d’une intervention et son journal technique. Les informations sensibles sont masquées sur la capture fournie.

L’historique permet de reprendre le dossier avec son contexte. Les diagnostics et les demandes de pièces font partie du même parcours de travail : on peut suivre ce qui a été constaté et ce dont dépend la suite.

Pour vous, l’intérêt est concret : lorsque nous échangeons au sujet de votre matériel, nous pouvons nous appuyer sur les informations du dossier.

Relier l’atelier à la gestion commerciale

Une réparation peut conduire à un devis, à l’achat d’une pièce, puis à une facture. Notre ERP intègre également ces étapes commerciales et administratives.

L’écran de facturation fait partie de l’application, au même titre que les fonctions de suivi technique.

Le catalogue produits, les stocks, les achats et les règlements complètent cette partie. Les modèles de documents PDF permettent aussi de préparer les documents utilisés dans notre activité.

Centraliser ces fonctions aide à organiser le travail. Cela ne dispense pas de vérifier les informations saisies et les documents avant leur validation.

Organiser les accès selon les rôles

Tout le monde n’a pas besoin des mêmes fonctions dans un outil de gestion. Nous avons donc prévu la gestion des utilisateurs, des groupes et des droits d’accès, ainsi que la traçabilité des actions.

Les permissions distinguent les accès aux différentes fonctions de l’outil.

Cette organisation permet d’adapter les possibilités de chaque utilisateur à son rôle. Elle s’accompagne d’un point d’entrée identifié pour se connecter à l’application.

La gestion des droits reste un sujet à suivre dans le temps, notamment lorsqu’un rôle change ou qu’un accès n’est plus nécessaire.

Pourquoi développer notre propre outil ?

Nous voulions un logiciel qui suive notre manière de travailler, depuis l’arrivée du matériel jusqu’à sa restitution, avec la partie administrative qui l’accompagne. Nous l’avons construit progressivement autour de ces besoins.

Cette expérience montre une autre facette de notre métier. Au-delà du dépannage, du réseau ou de la cybersécurité, nous pouvons concevoir des applications et des outils adaptés au fonctionnement d’une entreprise.

Cela peut prendre la forme d’une interface de gestion, d’une centralisation de données ou de l’automatisation d’une tâche répétitive. Il n’est pas nécessaire de commencer par un projet aussi large qu’un ERP : un besoin bien délimité peut déjà constituer un bon point de départ.

Un outil métier commence par une discussion sur votre travail

Vous recopiez régulièrement les mêmes informations ? Vous jonglez entre plusieurs fichiers pour suivre une activité ? Votre logiciel vous oblige à multiplier les manipulations ?

Le premier échange sert à comprendre ce que vous faites aujourd’hui, où se situent les difficultés et ce que vous souhaitez améliorer. Nous pouvons ensuite étudier une réponse adaptée : faire évoluer l’existant, relier certains outils ou développer une fonction spécifique.

Parlons de votre projet avec Accomplus Informatique. Nous sommes basés à Pont-l’Évêque et accompagnons les professionnels dans leurs besoins informatiques.